Konferencja to zorganizowane spotkanie większej grupy osób, zwołane w celu omówienia określonego zagadnienia, wymiany wiedzy albo uzgodnienia stanowisk. Ma ustalony temat, program podzielony na wystąpienia i dyskusje oraz organizatora, który odpowiada za jej przebieg.
Słowo wywodzi się z łaciny, od czasownika oznaczającego znoszenie w jedno miejsce, zestawianie i naradzanie się. To pochodzenie dobrze oddaje sens spotkania: uczestnicy przynoszą własną wiedzę i doświadczenie, aby skonfrontować je z dorobkiem innych.
Konferencje zalicza się do turystyki biznesowej, nazywanej też przemysłem spotkań. W branży posługuje się skrótem MICE, utworzonym od angielskich nazw czterech rodzajów wydarzeń: spotkań, wyjazdów motywacyjnych, konferencji i wystaw. Uczestnicy konferencji korzystają z noclegów, wyżywienia i transportu, dlatego wydarzenia te mają znaczenie dla hoteli i miast, zwłaszcza poza sezonem wypoczynkowym.
Jakie są rodzaje konferencji?
Konferencje dzieli się według celu i grona uczestników, a w ostatnich latach także według sposobu, w jaki uczestnicy biorą w nich udział.
-
konferencja naukowa - badacze przedstawiają wyniki swoich prac w formie referatów i plakatów, a wystąpienia są wcześniej oceniane przez komitet naukowy,
-
konferencja branżowa - spotkanie przedstawicieli jednego zawodu albo sektora gospodarki, poświęcone zmianom na rynku, w technologii i w przepisach,
-
konferencja firmowa - wydarzenie wewnętrzne przedsiębiorstwa, na przykład spotkanie działu sprzedaży albo doroczne podsumowanie wyników,
-
konferencja prasowa - krótkie spotkanie z dziennikarzami, podczas którego osoba lub instytucja przekazuje informację i odpowiada na pytania,
-
konferencja międzynarodowa o charakterze politycznym - spotkanie przedstawicieli państw, zwołane w celu uzgodnienia stanowisk albo zawarcia porozumienia,
-
konferencja zdalna - uczestnicy łączą się przez internet, bez przyjazdu do jednego miejsca,
-
konferencja hybrydowa - część osób jest obecna na sali, a pozostałe śledzą obrady i zabierają głos na odległość.
Rodzaj konferencji przesądza o wymaganiach wobec miejsca. Konferencja naukowa potrzebuje kilku sal na obrady równoległe i przestrzeni na plakaty, branżowa miejsca na stoiska wystawców, a prasowa niewielkiej sali z dobrym oświetleniem i nagłośnieniem.
Jaka jest różnica między konferencją a kongresem, sympozjum i szkoleniem?
Różnice dotyczą skali wydarzenia, zakresu tematu oraz roli, jaką odgrywają uczestnicy.
-
kongres - większy od konferencji, często międzynarodowy i organizowany cyklicznie, obejmuje szeroki obszar tematyczny i wiele sesji toczących się jednocześnie,
-
sympozjum - spotkanie mniejszego grona specjalistów poświęcone wąskiemu zagadnieniu, z większym udziałem dyskusji,
-
seminarium - zajęcia o charakterze roboczym, podczas których uczestnicy wspólnie analizują problem pod kierunkiem prowadzącego,
-
szkolenie - forma nastawiona na przekazanie konkretnych umiejętności, w której prowadzący uczy, a uczestnicy ćwiczą,
-
zjazd - spotkanie członków jednej organizacji, połączone często z wyborem władz i podejmowaniem uchwał,
-
targi - wydarzenie, którego osią są stoiska wystawców, a wystąpienia stanowią program towarzyszący.
Granice między tymi formami nie są ostre, a o nazwie decyduje zwykle organizator. To samo wydarzenie bywa nazywane konferencją albo kongresem, zależnie od tradycji danego środowiska. Rozstrzygające jest to, czy uczestnicy przede wszystkim słuchają, dyskutują, czy uczą się przez działanie.
Jak przebiega konferencja?
Konferencja przebiega według programu ogłoszonego z wyprzedzeniem, w którym wystąpienia przeplatają się z przerwami.
Dzień obrad rozpoczyna rejestracja: uczestnicy odbierają identyfikatory i materiały. Po oficjalnym otwarciu następuje sesja plenarna, przeznaczona dla wszystkich zgromadzonych, z wykładami zaproszonych prelegentów. W dalszej części obrady dzielą się zwykle na sesje tematyczne, które toczą się równolegle w mniejszych salach.
Program składa się z kilku powtarzalnych form:
-
wykład albo referat - wystąpienie jednej osoby, zakończone pytaniami z sali,
-
panel dyskusyjny - rozmowa kilku specjalistów prowadzona przez moderatora,
-
warsztat - zajęcia w małej grupie, wymagające czynnego udziału,
-
sesja plakatowa - prezentacja wyników na planszach, przy których autorzy rozmawiają z zainteresowanymi,
-
przerwa kawowa i obiad - czas na posiłek oraz rozmowy poza salą obrad.
Przerwy nie są jedynie odpoczynkiem. Dla wielu uczestników nieformalne rozmowy w kuluarach mają taką samą wartość jak wystąpienia, ponieważ pozwalają nawiązać kontakty zawodowe. Z tego powodu konferencje kilkudniowe uzupełnia się uroczystą kolacją albo spotkaniem towarzyskim pierwszego wieczoru.
Jak ustawia się salę na konferencję?
Ustawienie sali konferencyjnej zależy od tego, czy uczestnicy mają słuchać, notować, czy rozmawiać ze sobą.
-
układ teatralny - rzędy krzeseł zwrócone w stronę sceny, bez stołów; mieści najwięcej osób i służy wykładom,
-
układ szkolny - rzędy stołów z krzesłami po jednej stronie, wygodne, gdy uczestnicy notują albo pracują na komputerach,
-
podkowa - stoły zestawione w kształt litery U, z prowadzącym w otwartej części; sprzyja dyskusji w grupie kilkunastu lub kilkudziesięciu osób,
-
stół wspólny - jeden duży stół, przy którym wszyscy siedzą naprzeciw siebie, przeznaczony na narady i posiedzenia,
-
układ wyspowy - kilka okrągłych albo prostokątnych stołów dla małych zespołów, stosowany podczas warsztatów.
Ta sama sala ma w każdym z tych układów inną pojemność. Najwięcej osób mieści ustawienie teatralne, najmniej podkowa i stół wspólny. Dlatego liczbę miejsc w sali konferencyjnej podaje się zawsze dla konkretnego układu.
Co jest potrzebne do zorganizowania konferencji?
Organizacja konferencji wymaga połączenia przygotowań merytorycznych z zapleczem technicznym i obsługą uczestników.
-
program i prelegenci - temat, lista wystąpień oraz osoba prowadząca obrady,
-
miejsce - sala główna o odpowiedniej pojemności, mniejsze sale na sesje równoległe i przestrzeń na przerwy,
-
technika - ekran albo projektor, nagłośnienie z mikrofonami, stabilny dostęp do internetu, a przy konferencjach hybrydowych także kamery i transmisja,
-
warunki w sali - możliwość zaciemnienia, klimatyzacja, wygodne krzesła i gniazda elektryczne w zasięgu uczestników,
-
wyżywienie - przerwy kawowe, obiad, kolacja, z uwzględnieniem diet zgłoszonych przy rejestracji,
-
noclegi i dojazd - miejsca w obiekcie albo w pobliżu, parking, połączenie z dworcem lub lotniskiem,
-
rejestracja - formularz zgłoszeń, lista uczestników, identyfikatory i materiały,
-
dostępność - sale bez barier dla osób poruszających się na wózkach oraz, w razie potrzeby, tłumaczenie.
Przy wyborze terminu bierze się pod uwagę kalendarz danej branży, dni wolne od pracy oraz inne wydarzenia odbywające się w tym samym mieście. Obiekty noclegowe położone w miejscowościach wypoczynkowych przyjmują konferencje najchętniej jesienią, zimą i wczesną wiosną, gdy ruch turystyczny jest mniejszy.
Jaka jest historia konferencji?
Historia konferencji wiąże się z dwoma nurtami: dyplomacją, w której spotkania przedstawicieli państw służyły zawieraniu porozumień, oraz życiem naukowym.
W dyplomacji wielostronne narady stały się stałym narzędziem polityki w XIX wieku, a w XX wieku to podczas konferencji zapadały decyzje o powojennym porządku, między innymi w Paryżu w 1919 roku oraz w Jałcie i Poczdamie w 1945 roku. W nauce spotkania badaczy rozwinęły się wraz z towarzystwami naukowymi, które od XIX wieku organizowały regularne zjazdy swoich członków.
Druga połowa XX wieku przyniosła upowszechnienie konferencji w gospodarce. Tańsze podróże lotnicze, rozwój hoteli z zapleczem konferencyjnym i wyspecjalizowanych centrów kongresowych sprawiły, że spotkania branżowe stały się częścią pracy w wielu zawodach.
Kolejną zmianę wywołała pandemia w 2020 roku, kiedy większość wydarzeń przeniesiono do internetu. Po jej ustąpieniu spotkania stacjonarne wróciły, ale formuła hybrydowa i transmisje pozostały stałym uzupełnieniem programu.
Źródła
-
Słownik języka polskiego PWN, hasła „konferencja”, „kongres” i „sympozjum”
-
Polska Organizacja Turystyczna, opracowania o przemyśle spotkań i wydarzeń w Polsce
-
Główny Urząd Statystyczny, dane o turystyce i wykorzystaniu obiektów noclegowych
-
Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce, materiały branżowe
