Zameldowanie to zgłoszenie pobytu osoby w określonym miejscu. Słowo ma w polszczyźnie dwa główne zastosowania: urzędowe, związane z ewidencją ludności i adresem zamieszkania, oraz hotelowe, oznaczające rejestrację gościa w chwili przyjazdu do obiektu noclegowego.
W hotelarstwie zameldowaniem nazywa się zespół czynności wykonywanych w recepcji między wejściem gościa a przekazaniem mu klucza do pokoju. W branży funkcjonuje też angielskie określenie check-in, używane zwłaszcza w systemach rezerwacyjnych. Czynnością odwrotną jest wymeldowanie, które kończy pobyt.
Oba znaczenia wywodzą się od czasownika „zameldować”, czyli zawiadomić o czyimś przybyciu lub obecności. Mimo wspólnego pochodzenia opisują dziś dwie różne sytuacje. Zameldowanie w urzędzie gminy jest obowiązkiem wynikającym z ustawy, natomiast zameldowanie w hotelu jest elementem umowy o świadczenie usług hotelarskich i nie powoduje żadnych skutków w ewidencji ludności.
Jak przebiega zameldowanie w hotelu?
Zameldowanie w hotelu przebiega według stałej kolejności, która zajmuje zwykle kilka minut.
-
potwierdzenie rezerwacji - recepcjonista odszukuje ją po nazwisku lub numerze i sprawdza termin, rodzaj pokoju oraz liczbę osób,
-
ustalenie tożsamości - gość okazuje dokument ze zdjęciem albo podaje dane potrzebne do rejestracji,
-
karta rejestracyjna - gość potwierdza podpisem swoje dane, termin pobytu i znajomość regulaminu obiektu,
-
płatność lub jej zabezpieczenie - opłata za pobyt z góry albo blokada określonej kwoty na karcie płatniczej,
-
opłata miejscowa lub uzdrowiskowa - pobierana w miejscowościach, w których rada gminy ją wprowadziła,
-
wydanie klucza lub karty - razem z informacją o numerze pokoju i drodze do niego,
-
informacje o obiekcie - godziny posiłków, zasady korzystania z parkingu i strefy wellness, sposób kontaktu z recepcją.
Opłata miejscowa wynika z ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Pobiera się ją od osób przebywających dłużej niż dobę w celach turystycznych, wypoczynkowych lub szkoleniowych, za każdą rozpoczętą dobę pobytu. Nie jest ona częścią ceny noclegu, dlatego rozlicza się ją osobno.
Jakie dane i dokumenty są potrzebne przy zameldowaniu?
Przy zameldowaniu potrzebne są dane pozwalające ustalić, kto zawiera umowę i kto będzie przebywał w pokoju, a do ich potwierdzenia służy dokument tożsamości.
Najczęściej recepcja prosi o imię i nazwisko, adres, numer telefonu lub adres poczty elektronicznej, a przy fakturze także o dane firmy. Dokument, czyli dowód osobisty, paszport albo prawo jazdy, okazuje się do wglądu. Hotel działa tu jako administrator danych i obowiązują go przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, w tym zasada, że zbiera się wyłącznie informacje niezbędne do określonego celu. Sporządzanie kopii dokumentu nie jest do zawarcia umowy potrzebne.
Obecne przepisy nie nakładają na hotele obowiązku prowadzenia książek meldunkowych. Do końca 2012 roku obowiązywał wymóg zameldowania gościa w zakładzie hotelarskim w ciągu 24 godzin od przybycia, zniesiony nowelizacją przepisów o ewidencji ludności. Obiekty przekazują natomiast do statystyki publicznej zbiorcze dane o liczbie gości i udzielonych noclegów, bez danych osobowych.
Dzieci podróżujące z rodzicami wpisuje się do rezerwacji z podaniem wieku, ponieważ zależą od niego opłaty i sposób przygotowania pokoju. Osoba niepełnoletnia przyjeżdżająca bez opiekuna jest przyjmowana na zasadach określonych w regulaminie obiektu, zwykle za pisemną zgodą rodzica.
Czym zameldowanie w hotelu różni się od obowiązku meldunkowego?
Zameldowanie w hotelu różni się od obowiązku meldunkowego tym, że jest czynnością między gościem a obiektem, podczas gdy obowiązek meldunkowy dotyczy relacji między mieszkańcem a państwem.
Obowiązek meldunkowy reguluje ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Zgodnie z nią obywatel polski zgłasza pobyt stały albo pobyt czasowy trwający ponad trzy miesiące, najpóźniej w trzydziestym dniu od przybycia do danego miejsca. Zgłoszenia dokonuje się w urzędzie gminy lub drogą elektroniczną, a dane trafiają do rejestru mieszkańców i rejestru PESEL.
Różnice można zestawić następująco:
-
podstawa - w hotelu umowa i regulamin obiektu, w urzędzie ustawa o ewidencji ludności,
-
cel - w hotelu przydzielenie pokoju i rozliczenie pobytu, w urzędzie ustalenie adresu mieszkańca na potrzeby administracji,
-
czas trwania - w hotelu od przyjazdu do wyjazdu, w urzędzie do zmiany miejsca pobytu,
-
skutki - zameldowanie hotelowe nie zmienia adresu w żadnym rejestrze państwowym.
Wypoczynek w hotelu, nawet kilkutygodniowy, nie wymaga więc wizyty w urzędzie. Odrębne zasady meldunkowe obowiązują cudzoziemców, a ich zakres zależy od obywatelstwa i długości pobytu w Polsce.
Kiedy można się zameldować w hotelu?
W hotelu można się zameldować od godziny rozpoczęcia doby hotelowej, którą każdy obiekt ustala w regulaminie, do końca pracy recepcji, czyli w większości hoteli o dowolnej porze.
Wcześniejsze zameldowanie zależy od tego, czy pokój został już zwolniony przez poprzedniego gościa, posprzątany i sprawdzony. Recepcja może je zaproponować bezpłatnie, za dopłatą albo odmówić, gdy obiekt ma pełne obłożenie. Gość, który przyjeżdża przed czasem, zwykle może zostawić bagaż w przechowalni i korzystać z części ogólnodostępnych.
Późny przyjazd warto zgłosić wcześniej. Rezerwacja niepotwierdzona przedpłatą ani kartą bywa utrzymywana tylko do określonej godziny, po której hotel ma prawo sprzedać pokój innej osobie. W mniejszych obiektach, w których recepcja nie pracuje nocą, zapowiedziany gość otrzymuje instrukcję odbioru klucza.
Jakie są formy zameldowania?
Formy zameldowania różnią się tym, ile czynności gość wykonuje sam, a ile z udziałem recepcjonisty.
-
zameldowanie w recepcji - tradycyjne, z rozmową przy ladzie i ręcznym podpisaniem karty rejestracyjnej,
-
zameldowanie przez internet - gość uzupełnia dane i akceptuje regulamin przed przyjazdem, a w recepcji tylko odbiera klucz,
-
zameldowanie samoobsługowe - w urządzeniu ustawionym w holu, które sprawdza rezerwację, przyjmuje płatność i wydaje kartę do pokoju,
-
klucz w telefonie - po zdalnej rejestracji drzwi otwiera się aplikacją, bez podchodzenia do recepcji,
-
zameldowanie grupowe - opiekun lub organizator przekazuje listę uczestników z podziałem na pokoje, a klucze są przygotowane zawczasu.
Rozwiązania zdalne skracają kolejki w godzinach największego ruchu. Rozmowa z recepcjonistą pozostaje jednak okazją do zadania pytań, zgłoszenia szczególnych potrzeb i poznania obiektu, dlatego hotele wypoczynkowe zwykle zachowują obie możliwości.
Na czym polega wymeldowanie?
Wymeldowanie polega na formalnym zakończeniu pobytu: zwolnieniu pokoju, zwrocie klucza i rozliczeniu rachunku.
Gość opuszcza pokój najpóźniej o godzinie kończącej dobę hotelową. W recepcji otrzymuje zestawienie opłat, na które oprócz noclegu składają się posiłki, napoje, zabiegi i inne usługi zapisane podczas pobytu na rachunek pokoju. Po sprawdzeniu pozycji następuje płatność lub rozliczenie wcześniejszej przedpłaty i blokady na karcie, a hotel wystawia paragon albo fakturę.
Przedłużenie pobytu o kilka godzin wymaga zgody recepcji i zależy od tego, czy pokój jest tego dnia zarezerwowany dla kolejnej osoby. Po wymeldowaniu wiele obiektów pozwala zostawić bagaż w przechowalni, co ułatwia zaplanowanie ostatniego dnia przed podróżą.
W urzędowym znaczeniu wymeldowanie oznacza zgłoszenie opuszczenia miejsca pobytu stałego lub czasowego. Podobnie jak zameldowanie, dokonuje się go w urzędzie gminy albo drogą elektroniczną.
Źródła
-
Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności
-
Ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych
-
Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych
-
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych
-
Słownik języka polskiego PWN, hasła „zameldować” i „meldunek”
